4 dicas essenciais para a gestão de documentos em sua ótica

Entre os processos que costumam ser negligenciados nas empresas, um dos principais é a gestão de documentos.

Isso pois, cuidar da organização e da burocracia de uma ótica não costuma ser a principal preocupação de um empresário.

Isso acontece, principalmente, com quem está começando e ainda não percebeu que este é um dos fatores que influenciam a qualidade dos resultados do seu negócio.

Explicamos, a seguir, do que se trata e qual a importância de uma boa gestão de documentos na sua ótica e apresentamos também algumas dicas para torná-la mais prática. Confira!

A importância da gestão de documentos

A gestão de documentos nada mais é do que o armazenamento e a organização de arquivos e registros das operações de sua empresa.

Tudo isso, tendo em vista o ciclo de vida desses documentos ― que vai desde a sua elaboração até o seu descarte ―, em alguns casos.

É muito importante manter os registros das diversas operações de um negócio para que seja possível realizar a prestação de contas com sócios, investidores e também com o Estado.

No entanto, apenas guardar esses arquivos não é o suficiente.

Em poucos anos de empresa você perceberá um acúmulo de uma grande quantidade de papéis e se não pensar em uma organização eficiente para eles poderá não encontrá-los quando precisar.

4 dicas essenciais para gerenciar melhor

1. Reserve um espaço para guardar os documentos

Antes de tudo é necessário que os seus documentos tenham um espaço só para eles.

Isso porque se estiverem juntos com outros itens, você pode movê-los por engano e acabarem se perdendo.

Então, reserve uma estante ou algumas gavetas para os documentos e sempre os guarde em pastas ou ficheiros para que eles não sofram com a ação do tempo, da umidade ou de insetos.

2. Separe os documentos por idade e utilidade

No entanto, nem tudo precisa ficar guardado junto. É fundamental que sejam identificados quais documentos serão consultados com frequência e quais só serão necessários em um futuro mais distante.

Sendo assim, aqueles documentos mais antigos que nunca são utilizados podem ser guardados em lugares mais reservados, enquanto os recentes e que são consultados com frequência devem ocupar locais de fácil acesso.

3. Digitalize tudo o que puder

É importante obter uma cópia digital dos seus documentos físicos.

Dessa forma, será muito mais fácil realizar consultas rápidas, pois não haverá a necessidade de buscar os originais o tempo todo.

Além disso, você garante a existência de um becape em caso de perda.

4. Invista em um sistema integrado

Por fim, vale a pena investir em softwares de gerenciamento de arquivos, pois eles auxiliam a sua consulta e utilizam métodos mais seguros de armazenamento. 

Alguns registros podem ser feitos diretamente no computador, evitando a necessidade de guardar uma versão física. É o caso, por exemplo, de dados dos clientes.

Essas dicas são importantes tanto para quem deseja manter os registros de sua ótica em ordem, quanto para quem quer reduzir a burocracia nos seus processos.

Portanto, esperamos que você consiga aplicá-las, pois uma boa gestão de documentos na sua loja é um dos passos que a levará a obter melhores resultados.

Afinal, no que diz respeito às vendas, manter registros das receitas e compras de cada cliente pode facilitar bastante o processo.

Quer conhecer outras dicas, além da gestão de documentos, que o ajudarão a otimizar as vendas na sua loja? Então, continue conosco e aprenda o que fazer para vender mais!